Pasos a seguir para la implementación de BSC Balanced Scorecard en tu organización

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1. Realizar la definición estratégica

Este paso es fundamental ya que sentará las bases sobre las cuales se soporta la estrategia de la compañía así como su esencia. Durante este proceso se deberán definir: misisón, visión , valores y el plan definira tus objetivos.

Michael Porter, reconocido como el padre de la estrategia moderna identifica 3 estrategias genéricas por medio de las cuales puedes lograr el crecimiento de tu empresa.

1) Liderazgo en costos: Esta estrategia se enfoca en ofrecer el precio más bajo del mercado a través de la reducción de tus costos.

2) Diferenciación: Consiste en ofrecer productos o servicios que el mercado perciba como únicos y con atributos que los hacen distinguirse con respecto a la competencia.

3) Enfoque: Al concentrarse en un segmento específico del mercado y lograr la especialización en cuanto a necesidades o preferencias de este grupo se logra mayor eficiencia.

2. Establecer objetivos estratégicos a corto, mediano y largo plazo

Una vez que hayas definido los objetivos es recomendable que los categorices para tener un balance adecuado, de acuerdo a la metodología de Balanced Scorecard deberás ubicarlos en alguna de las siguientes categorías o perspectivas:

a) Financieros / numéricos: En este rubro se consideran los objetivos relacionado a los indicadores financieros, por ejemplo, incrementar ventas, mejorar rentabilidad e incrementar el flujo libre de efectivo.

b) Enfocados en el cliente: Este apartado es un reflejo del mercado en el cual participa tu empresa. Algunos ejemplos de objetivos pertenecientes a éste son el mejorar la satisfacción del cliente, cumplir con expectativas, mejorar tiempos de entrega, aumentar porcentaje de clientes existentes que recompran, entre otros.

c) Procesos: Define las actividades y procedimientos clave que se llevan a cabo en las operaciones del negocio y que influyen en la eficiencia de la empresa como son: mejorar o mantener los niveles de calidad, mejorar eficiencias en procesos, aumento de productividad, etc.

d) Desarrollo y aprendizaje: En esta categoría se identifica la infraestructura necesaria para generar valor a largo plazo, generalmente se enfoca en tres áreas principales: equipo de trabajo, sistemas y clima laboral. Objetivos como desarrollar a tu capital humano, innovación de nuevos productos o servicios y nuevos modelos de negocio son algunos ejemplos que se pueden mencionar.

Ya que tus objetivos estén correctamente categorizados, debes priorizarlos para poder hacer una eliminación y quedarte únicamente con los más importantes o significativos para tu empresa, y entonces poder comenzar a administrarlos correctamente.

3. Generar formato de Balance Scorecard para la Dirección General

Teniendo tus objetivos categorizados y priorizados, es momento de generar el formato el cual se forma de varias columnas con conceptos importantes, te los presento a modo de ejemplo para que puedas visualizarlos de mejor manera.

  • Objetivo definido: Incrementar el nivel de ventas de la compañía.
  • Métrica: Ventas en dinero del periodo en curso comparado contra las ventas del mismo periodo del año anterior.
  • Meta a lograr: Aumentar un 20% con respecto al año anterior.
  • Peso del objetivo: 25% del total (esto dependerá de los objetivos de cada puesto, al final deben sumar el 100%).
  • Resultado del periodo: Este es el cálculo de la métrica al día de evaluar el logro del objetivo.
  • Indicador visual del Resultados: Normalmente se utilizan los colores verde, amarillo y rojo para indicar el grado de cumplimiento del objetivo. Algunos formatos utilizan % de cumplimiento.

Plan de acción/Iniciativas Estratégicas: Visitar 20 prospectos al mes por vendedor (las actividades o proyectos a realizar para alcanzar el objetivo).

4. Asignar los objetivos al siguiente nivel jerárquico

El siguiente paso para la implementación del BSC consiste en que el director asigne a cada uno de sus gerentes los objetivos que les corresponden según su área de operación, por ejemplo al gerente comercial se le asignan o cascadean los objetivos pertenecientes al área de ventas. Al momento de realizar el cascadeo puedes redefinir las metas y los pesos por objetivo según las responsabilidades de cada puesto de trabajo.

El proceso continúa de manera jerárquica, los gerentes cascadean los objetivos a sus subordinados y así sucesivamente hasta llegar a todo el equipo de trabajo.

5. Contar con fuentes de información confiables para la obtención de los datos

Continuando con el ejemplo anterior, si tu objetivo es incrementar el nivel de ventas de la compañía en un 20% con respecto al año anterior puedes obtener el dato de las ventas totales de ese periodo del año actual y el año anterior de tu sistema contable, el cual deberá ser confiable y estar debidamente actualizado. Si el objetivo fuera referente a la categoría de clientes, te podrías apoyar en encuestas de satisfacción, bases de datos en donde se concentre la información, un CRM en caso de contar con él, etc.

Las fuentes de información que utilices para obtener los datos relevantes deberán tener 3 características esenciales:

a) Ser confiable.

b) Tener la información accesible y con facilidad de obtención.

c) Estar actualizadas o en línea.

6. Hacer las revisiones de BSC o de desempeño de tus objetivos

Ahora que en tu empresa ya cuentan con la práctica del BSC, el siguiente paso es programar las revisiones del cumplimiento de los objetivos, para esto es primordial establecer la periodicidad con la cual se llevarán a cabo. Esto dependerá del tipo de negocio, ya que hay ciertas industrias que requieren un seguimiento muy puntual o semanal, en cambio hay otros que pueden ser trimestrales, la práctica más común es que las revisiones se realicen de manera mensual para un mejor control.

Para calificar el avance en la consecución de los objetivos, poder identificar los que están más atrasados y poder tomar decisiones respecto a planes de acción, puedes asignar según tus parámetros un identificador visual según el nivel de cumplimiento al momento de la revisión, una práctica común es la siguiente:

El objetivo principal de las evaluaciones de desempeño es tener una retroalimentación del jefe directo con el colaborador que está siendo evaluado, ésta debe ser constructiva, positiva y totalmente objetiva en los comentarios que se brindan, así mismo debe concluir con un plan de acción y compromisos que se llevarán a cabo para alcanzar los objetivos trazados.

7. Ciclo de mejora de tu sistema de BSC

Cuando se implementa en tu empresa la metodología del Balanced Scorecard debe llegar a ser más que un método de medición, es decir que forme parte de la filosofía de la organización, es por esto que una pieza esencial es la mejora continua. Después de seis meses o un año de haber comenzado a utilizar la metodología, es importante que vuelvas a evaluar la misión, visión, valores, estrategia y objetivos, esto con el fin de identificar si el camino trazado es el correcto, si las metas fueron realistas o no y si es necesario realizar ajustes conforme se van teniendo las evaluaciones y las retroalimentaciones.1

 

Fuente: peoplenext
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