¿Emprendedor con un sistema rustico aún?

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Si tienes una Pyme seguramente te has enfrentado a grandes desafíos dentro de la industria para permanecer vigente, pero sobre todo has tenido que sacrificar tiempo y dinero para poder llevar una correcta administración de tu negocio para que pueda prosperar.

Es irónico ser un emprendedor con ideas innovadoras que deciden incursionar con una empresa, y contar con una administración rustica basada en carpetas y papeles, que suelen perderse, maltratarse y desorganizarse continuamente.

En esta etapa de tu empresa, es critica la actividad económica que se derive de tu negocio y sobre todo el monto invertido en diferentes recursos que se requieran, por lo que no te puedes dar oportunidad de tener fugas económicas en ninguna área, mucho menos si se trata de un área tan vital como la administración, pues a partir de ella podrás hacer crecer o matar tu negocio.

¿Buscas reducir costos y gestionar tus recursos de manera óptima y confiable?

Definitivamente no lo harás a través de carpetas y hojas, por más personal capacitado que tengas en el área, pues las herramientas con las que trabajan serán vulnerables, y no podrán tener certeza de la efectividad de sus procesos, pues al existir información física, es más susceptible a malos manejos o descuidos.

Empresas de todo el mundo se están  dando cuenta que la gestión de documentos en papel basada en procesos manuales es ineficiente y costosa. Durante décadas, las oficinas han acumulado enormes cantidades de archivadores y papeleras llenas de cajas con documentación en papel. Todo se imprimía y se archivaba por si era necesario consultarlo más tarde.

En la actualidad se han dado cuenta que esta forma de administrar es ineficiente y poco confiable; sobre todo las pequeñas y medianas empresas que están abriéndose camino en la industria saben que no es confiable comenzar a organizar su negocio de esta forma, por ello cada vez son más las empresas que se están migrando a un ERP que les ayude a organizar y mantener la amplia gama de documentos digitales que se crean cada día, procesarlos y archivarlos de la manera más confiable. Estos sistemas están diseñados para ayudar a tu empresa a crear además de procesos administrativos, archivos digitales bien organizados.

Con estos sistemas no hay cabidas a malas interpretaciones entre dueños y socios, dueños y proveedores, empleados, etc. Estos sistemas además de gestionar los recursos de tu empresa, te mantienen informado sobre el estado financiero, presupuestario y de stock de tu negocio. No tienes por qué preocuparte por nada más, es tan simple como ingresar información, compartirla si es necesario, y realizar el proceso que requieras para llevar una correcta administración de la empresa.

Además este sistema ayuda a tu empresa a indexar, almacenar y recuperar una gran variedad de documentos de negocio que se generan a partir de las operaciones diarias de tu empresa. Con un ERP seguro tu empresa puede reducir costes, mejorar el servicio con tiempos de recuperación más rápidos, aumentar  la productividad y cumplir con los requisitos legales.

La cantidad de datos confidenciales que las empresas recopilan y almacenan es cada vez mayor. Existen datos confidenciales que tienen que ver con información financiera, de los clientes, y de los departamentos; restringir el acceso a este tipo de documentos es muy importante.

La seguridad de un sistema ERP  te permite tener certeza que la información compartida es restringida y dirigida sólo a las personas con acceso a la información que desees comunicar. Cada tipo de documentación tiene diferentes regulaciones en materia de retención de documentos; necesitas estar seguro que tu sistema es capaz de cumplirlas.

El administrador puede establecer una carpeta digital específica para la retención de documentos, indicando restricciones para su eliminación y modificación hasta que llegue una fecha de vencimiento. Estos administradores también pueden cambiar diferentes opciones en los documentos, pudiendo indicar cuándo se pueden purgar, archivar o copiar, así como quién puede realizar estas acciones.

Los programas de gestión de datos sustituyen a las carpetas tradicionales de tu gestión de  archivos habitual. Con este sistema, además de optimizar funciones, cierras candados que no permiten errores en la administración, ya que el sistema informa al usuario alguna anomalía o falta de datos, errores comunes de los que no podrías percatarte al tener una administración basada en carpetas físicas.

Por otra parte, reduces la cantidad de almacenamiento necesario, te asegura que sólo hay una única versión “viva del documento" y te permite controlar el ciclo de vida del documento. Por ejemplo, cuando accedes a los datos desde la perspectiva del cliente, se mostrará el acuerdo de compra; cuando se accede a los documentos desde el punto de vista del proyecto, se mostrará el mismo acuerdo de compra, sólo que desde un punto de vista diferente. La clave aquí es que el documento sólo se almacena una vez en el sistema.

Son muchos los beneficios con los que puedes contar si tienes una herramienta que te apoye con la administración de tu negocio, recuerda que el mejor sistema de gestión empresarial o ERP es el que funciona y se adapta mejor a tu empresa. SAP B1 es la mejor opción actualmente en el mercado, conócelo y verifica su potencial para tu negocio. http://sapb1.agasys.com.mx/

Redacción Agasys S.A. de C.V.

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