“Cuentas claras relaciones largas”

La relación con nuestros proveedores es un tema que debemos atender y tener presente para que se consolide y que la relación sea productiva y beneficiosa para ambas partes. Sin embargo en la mayoría de los negocios no se le ha dado la importancia que debería de tener, subestimando el impacto que nuestro proveedor puede tener sobre nuestra empresa.  Por ello realizamos esta serie de artículos donde nos enfocamos a presentarte a tu proveedor como tu socio de negocio, y puedan colaborar conjuntamente para crecer en la industria y mantener una cadena de valor. (en la parte de abajo te dejamos los links para que puedas acceder a ellos)

Hablábamos sobre las exigencias que como empresa debemos considerar para contar con un servicio comprometido y de calidad por parte de nuestro proveedor, y con ello las responsabilidades que adquiríamos al convertirnos en una sociedad con fines comunes.

Uno de los aspectos clave que sin lugar a duda te harán mucho sentido es “el pago a proveedores”, actividad que repercute en gran medida en la relación que puedas establecer con tu proveedor.

 La serie de consecuencias que puedes obtener al no cumplir con los procesos de pago convenidos, son muy variadas y de gran riesgo.

No disponer de condiciones de  pagos definidos, así como un seguimiento de los mismos, causará, además de posibles problemas de tesorería, una mala imagen frente a los proveedores y con ello una pérdida de credibilidad; además podemos correr el riesgo de tener  fallas en los plazos acordados de entrega, perjudicando la confianza entre nuestro socio y la empresa.

Ante esta problemática la mayoría de las empresas emplean una serie de recursos humanos y técnicos para combatir esta contrariedad e ir por la misma línea de condiciones que establecieron entre la empresa y el proveedor. Sin embargo muchas empresas, sobre todo PyME no cuentan con los recursos o departamentos específicos para controlar estos procesos, lo que merma muchas veces los vínculos existentes con los proveedores, repercutiendo en un cambio constante de agentes de sumistro, y que a su vez, trae consigo consecuencias que impiden u obstaculizan el desarrollo de tu negocio.

Es necesario considerar que una buena política de proveedores puede reducir costes de financiación. Por ello aquí te presentamos un plan básico que debes de considerar para mantener tus cuentas de pago sanas y con ello relaciones formales con tus socios de negocio.

Se pueden considerar tres funciones básicas:

·         1. Negociación

Negociar con los proveedores y acreedores las condiciones de pago que van a regir todas las operaciones comerciales entre ambas empresas. Es la manera de evitar problemas futuros a la hora de pagar. Es de vital importancia, de cara a ahorrar costes de personal y tiempo, el intentar simplificar al máximo estas operaciones. Básicamente hay que pactar entre un sistema único de pago (cheques, transferencias, etc.), y el vencimiento.

La gestión de proveedores debe establecer las condiciones de compra y plazos de pago convenientes para la empresa.

·         2. Gestión propiamente dicha

La responsabilidad por la gestión se inicia cuando se formula el pedido y se cierra cuando se hace efectivo el pago. El departamento debe tener toda la información precisa sobre las cantidades, el modo y el cuándo se van a pagar las deudas con nuestros proveedores/acreedores.

·         3. Control y supervisión

Debe llevar a cabo el seguimiento de los pagos para que todos ellos lleguen a buen fin. Tiene que comprobar que se han realizado todos los pagos pertinentes según las previsiones de pago.

Es necesario realizar un análisis estadístico y determinar el modelo que refleje las salidas de tesorería (mensuales, quincenales, etc.) Además, la previsión de pagos será necesaria para elaborar los presupuestos de tesorería a medio y largo plazo, de cara a saber los déficit y superávit de tesorería que se producirán cada mes.

Si una compañía tiene un método eficiente para pagar a sus proveedores, puede “permitirse” pagar en la fecha de vencimiento final. Si sus sistemas no son eficientes, su nivel de crédito puede quedar en entredicho.

En definitiva, una mala gestión en los cobros y pagos forzará a buscar soluciones que implicarán gastos financieros. Para una correcta gestión se precisan programas de gestión comercial, de facturación, y de contabilidad, todos ellos relacionados entre sí.

Con SAP Business One puedes obtener una correcta administración de tus pagos y evitar problemas futuros con proveedores.

https://sapb1.agasys.com.mx/

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Texto realizado por Agasys S.A. de C.V.

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Redacción. (2013). Cómo mantener una buena relación con los proveedores. 27/01/2016, de Expense Reduction Analysts Sitio web: http://www.expensereduction.eu/es/blog/c%C3%B3mo-mantener-una-buena-relaci%C3%B3n-con-los-proveedores#.VqlbkPnhDIV