El paso a paso para una recepción de inventarios óptima

 In empresas

La relevancia de los inventarios reside en el objetivo primordial de obtener utilidades.

La obtención de utilidades proviene en gran parte de ventas, ya que éste es el motor de la empresa, si la función del inventario no opera con efectividad, ventas no tendrá material suficiente para poder trabajar, el cliente se inconforma y la oportunidad de tener utilidades se disuelve. Entonces, sin inventarios, simplemente no hay ventas.

El manejo eficiente y eficaz del inventario trae amplios beneficios inherentes: venta de productos en condiciones óptimas, control de los costos, estandarización de la calidad… todo en aras de tener mayores utilidades.

También en la operación de la propia de la empresa, las ventajas son tangibles:

  • Planeación de compras de la empresa.Al controlar el inventario crea información precisa que será útil para aprovisionar productos sin excesos y sin faltantes, ya que conoceremos a ciencia cierta las fluctuaciones de las existencias dependiendo de la época del año en que estemos.
  • Planeación del flujo de efectivo. Conocer el monto de la compra ya sea diaria o semanalmente, lo que nos permite saber cuánto habremos de invertir en pesos. Así eliminar o postergar gastos no propios a la operación de la empresa, para no minar su liquidez.

Procedimiento de recibo

Este proceso empieza desde el mismo recibo de la mercancía.

  1. El recibo de mercancía se hace por la parte posterior del negocio de ser posible.
  2. Se debe de recibir uno a uno.
  3. El recibo de la mercancía debe ser minucioso, debemos revisar cajas cerradas, checar que la mercancía venga en óptimas condiciones, verificar el peso de la mercancía que lo requiera y checar caducidades, etc.
  4. En dado caso de que el proveedor traiga mercancía de menos o en condiciones no óptimas para el negocio se avisa a la gerencia y se devolverán esos productos, además, que se levantará un acta de incidencia si así se requiere.
  5. Revisar facturas de mercancía recibida para cotejar que lo que se recibe físicamente es lo que dice la factura y, en caso de haber un error, tachar y corregir en el documento la cantidad errónea.
  6. La revisión de facturas se realiza en el momento de recibir la mercancía (o de acuerdo con la política interna de la empresa), circulando las cantidades de producto correcto y tachando y corrigiendo las que no.
  7. Llevar un control en el formato de recibo de las mercancías que se reciben por proveedor, al final del recibo solicitar firma de la persona representante del proveedor o del mismo en dado caso que sea el que surta el producto.
  8. Toda la mercancía recibida debe ser colocada en su lugar correcto en el almacén y ser capturada en sistema.

Procedimiento de almacén

Una vez recibida la mercancía se procederá a ponerla en el lugar asignado en el almacén.

  1. Se ingresa en el sistema toda la mercancía recibida en el almacén.
  2. Se revisa constantemente el acomodo de la mercancía para prevenir accidentes y deterioro del producto.
  3. Semanalmente se debe hacer un conteo selectivo de mercancía para verificar que todo esté en orden (checar la mercancía que más se utiliza).
  4. Se hace un inventario físico semanal del almacén cotejándolo con el que se tiene en sistema.
  5. Se revisa semanalmente las caducidades de los productos dándole prioridad y salida a los demás cercana caducidad.
  6. Se hacen conteos diarios de la mercancía más cara para llevar un control de esta (items o productos hijos).
  7. Las salidas de almacén a los diferentes departamentos se deberán realizar mediante el formato correspondiente y ser firmado por el encargado de almacén y por la persona que realiza el pedido de mercancías.
  8. Toda salida de mercancía hacia los demás departamentos deberá ser registrada en el sistema, esto es, darle salida de almacén y entrada en el departamento al que se haya hecho la transferencia.

 

Una de las herramientas que te ayuda en el control y manejo con las mejores prácticas del mercado es SAP Business One ya que en un solo sistema integras las entradas y salidas de mercancía, el nivel de stock en la matriz y en las sucursales si es que así se manejan y sobre todo te muestra KPI´s para establecer tiempos anticipados de resurtido de mercancía.

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